PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATION

PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATION

Seperti yang kita sudah tau sejak lama, bahwa didalam suatu organisasi yang sedang berjalan tentu saja sudah memiliki Program Kerja agar tujuan yang ingin dicapai dapat terpenuhi. Sebelum kita memiliki program kerja, kita harus melakukan sebuah perencanaan, gunanya itu untuk memenuhi target yang ingin kita capai. Di dalam Public Relation merencanakan (planning) merupakan hal yang sangat penting. Karena dari sini lah kita bisa tau bagaimana progam kerja di masa mendatang.

Praktis humas pada dasarnya senantiasa dihadapakan pada tantangan dan harus siap menangani berbagai macam fakta yang sebenarnya terjadi dilapangan,hal ini terlepas dari apakah fakta itu hitam, putih ataukah abu-abu. Perkembangan komunikasi tidak memungkinkan lagi bagi suatu organisasi untuk menutup-nutupi suaatu fakta. 

adapun alasan dilakukannya perencanaan Public Relation sebagai berikut :

-          Penyelaman program PR

Untuk efisiensi organisasi, staf PRO harus memperkirakan banyaknya program dan anggaran untuk tahun depan.

-          Memetakan program PR

Sebaiknya PR membuat timetable perencanaan kegiatan setiap hari.

-          Mengawasi

Cara terbaik mengawasi adalah menggunakan lembaran waktu harian atau mingguan dengan rekaman PRO ( atau konsultan PR) bagaimana ia menghabiskan waktunya.

Pada dasarnya tujuan umum dari perencanaan program kerja dan berbagai aktivitas Public Relations atau Humas dilapangan adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau khalayak terkait.

Tujuan dari proses perencanaan program kerja itu sendiri adalah untuk mengelolah berbagai aktivitas Public Relation atau Humas tersebut dapat diwujudkan jika terorganisir dengan baik melalui manajemen humas yang dikelolah secara profesional dan dapat dipertanggungjawabkan hasil sasarannya.

Menurut salah seorang ahli Scott M. Cultip & Allen H.Center ( Prentice-Hall, Inc.1982:139), menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja Public Relation humas melalui “proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut :

-          Penelitian dan mendengarkan ( Research-listening)

Pada bagian ini, akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi. Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah opini, sikap dan reaksi (situasi dan pendapat) dalam masyarakat menunjang atau justru menghambat organisasi, instansi atau perusahaan yaitu  what’s our problem? ( apa yang akan menjadi problem kita) .

-          Perencanaan dan Mengambil Keputusan (Planning – Decision)

Perencanaan merupakan tahap yang cukup penting, mengapa dibilang penting? karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan organisasi atau perusahaan. Dalam tahap ini yang merupakan kelanjutan dari tahap fact finding – atas dasar hasil penelitiannya, seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya dengan memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik – pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai tujuannya.

-          Komunikasi – Pelaksanaan (Communication – Action)

Tahapan komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan apa yang dikomunikasikan, sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak dicapai melalui kegiatan kehumasan . Suatu program komunikasi menyangkut pilihan-pilihan terhadap saluran komunikasi yang akan digunakan dalam berkomunikasi dengan publik sasaran. Untuk itu, pilihan media atau saluran komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media saluran dipengaruhi oleh antara lain faktor ketersedian media, biaya, ketrampilan komunikasi, publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain pilihan media/ saluran komunikasi, dalam program komunikasi, perlu juga ditentukan jenis pesan dan tema2 yang harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah (1999) , implementasi program kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi, tetapi juga program tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi . Kedua cara tersebut perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak saja disebabkan kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non komunikasi (kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.). Karena masalah kehumasan bisa disebabkan faktor komunikasi dan non komunikasi, maka Humas perlu mengusulkan program tindakan untuk menunjang penyelesaian masalah. Sebagai contoh untuk melakukan sebuah program kampanye kebersihan, program tindakan (menunjang) yang perlu dilakukan adalah antara lain penyediaan tong sampah ditempat umum dan pengangkutan sampah.

-          Evaluasi (Evaluation).

Setelah komunikasi dilaksanakan, maka sesuatu organisasi tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruhnya terhadap publik atau khalayak. Pada tahapan ini humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah dipergunakan.

How did we do? ( bagaimana yang telah kita lakukan )

Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan diatas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu dengan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Dalam proses 4 tahapan tersebut tergambar “plan your work, and work your plan,” rencana kerja anda , dan kerjakan lan rencana anda .

Pada kesimpulannya, bahwa semua organisasi atau bisnis yang baru ingin merintis alangkah baiknya kita harus memiliki perencanaan program yang sangat penting, karena dari perencanaan itu lah kita bisa menentukan strategi dan siapa target yang nantinya akan kita tuju.

Sumber :

www.himikomunib.org/2015/12/perencanaan-program-kerja-humas-public.html

PENENTUAN TARGET DAN STRATEGI PUBLIC RELATION

PENENTUAN TARGET DAN STRATEGI PUBLIC RELATION

Assalamualaikum para pembaca setia saya, after one week me break and now i want to post again my article about targeting and strategy public relation.

Last week we have discussed the material about scope and corporate position of public relation.

Jadi apa masih ada yang ingat sedikit tentang ruang lingkup dan posisi corporate public relation?

Mari kita ulang sedikit..

Ruang Lingkup ini sendiri merupakan hal-hal apa saja yang akan dikerjakan atau menjadi sasaran dalam bidang kerjaannya. Nah untuk di bidang Public Relation, juga memiliki ruang lingkup. Ruang Lingkup yang terdapat di bidang Public Relation antara lain :

1.      Eksternal Public Relation dan’

2.      Internal Public Relation.

Dan bagaimana kah posisi corporate di public relation?

public relations memiliki ruang lingkup yang sangat luas karena menuntut organisasi atau suatu perusahaan untuk menempatkan posisi Public Relation pada level corporate. Peran PR sangat penting untuk mengkampanyekan dan mensosialisasikan pesan/informasi yang hendak disampaikan oleh perusahaan, instansi pemerintah/legislatif dan organisasi sosial masyarakat, partai politik dan sebagainya kepada publik. Peran dan kedudukan PR juga menentukan suksesnya rencana kampanye (sosialisasi) yang hendak dicapai.

Setelah kita sedikit membahas tentang materi diatas mari sekarang kita lanjutkan ke penentuan target dan strategi Public Relation

Sebelum kita lebih mengenal siapa saja kah yang menjadi target dan bagaimanakah strategy public relation itu sendiri, ada baiknya kita harus mengetahui apakah yang dimaksud dari target dan strategy. Disini saya akan sedikit menguraikan penjelasan dari masing-masing poin tersebut.

A. PENENTUAN TARGET PUBLIC RELATION

Target adalah cara untuk menetapkan sasaran (batas ketentuan) yang harus dicapai (dalam waktu tertentu). Dalam bidang public relation target adalah bagaimana public relation dapat mengkotak-kotakan pasar kedalam kelompok potensi customer yang memiliki kesamaan kebutuhan dan kesamaan karakter yang memIliki respon yang sama dalam membelanjakan uangnya. Di dalam menentukan target public relation, kita harus bisa memahami bagaimana sifat dari public yang akan dituju,  karena public yang dituju ini merupakan bagian terpenting didalam membangun usaha tersebut. Publik relation ini harus paham pesan apa yang disampaikan oleh publiknya ketika mendengar usaha tersebut. Terutama untuk siapa produk itu dibuat karena sangat penting dalam menetukan target. Hal ini kita lakukan agar produk yang kita produksi ini tidak salah target. Contohnya perusahaan membuat produk untuk anak-anak muda, otomatis public relation ini harus mendekati perkumpulan-perkumpulan mereka terlebih dahulu agar kedepannya lebih mudah dalam berkomunikasi untuk menawarkan produk yang perusahaan buat. Selain itu ada juga hal yang perlu diperhatikan yaitu bagaimana cara penyampaian produk yang kita tawarkan. Contoh kita melakukan penyampaian produk melalui media elektronik.  Hal ini sangat ampuh dalam menarik konsumen salah satunya melalui media televisi dan gadget. Hal  ini sangat ampuh dalam menarik target karena kebanyakan anak muda jaman sekarang lebih sering menggunakan dua alat tersebut. Karena kebanyakan kalangan muda sudah paham dengan namanya kedua alat tersebut, otomatis perusahaan harus menyiapkan iklan yang dapat dinilai menarik oleh mereka. Contoh sederhananya brand baju dan tas menanyangkan iklannya dengan menggunakan model yang sudah terkenal di negaranya.

B. STRATEGI PUBLIC RELATION

Setelah kita membahas tentang Target Public Relation, sekarang kita akan masuk ke pembahasan lainnya yaitu tentang Strategi Public Relation.

Di dalam sebuah perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis sebaiknya mempunyai strategi-strategi yang diterapkan agar perusahaan tersebut bisa bertahan dan mampu bersaing dengan para pesaing bisnisnya. Selain itu dengan menetapkan sebuah strategi perusahaan juga memperhatikan beberapa faktor agar bisa menetapkan kebijakan perusahaan dengan benar.

Strategi sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam mencapai tujuannya, begitu juga dalam dunia bisnis. Biasanya istilah strategi digunakan dalam perang guna memenangkan pertempuran dengan lawannya, namun kali ini strategi juga dipergunakan oleh perusahaan dalam memasarkan produknya.

Adapun strategi menurut Kenneth Andrew yang dikutip oleh panji anoraga adalah pola sasaran, maksud atau tujuan dan kebijakan, serta rencana-rencana penting  untuk mencapai tujuan itu, yang dinyatakan dengan cara seperti menetapkan bisnis yang dianut oleh perusahaan, dan jenis atau akan menjadi jenis apa perusahaan ini.

Strategi itu harus dipahami oleh tiap-tiap bagian dari setiap divisi dalam perusahaan, Menurut D. Ronald Smith (2005: 10-11), ada beberapa langkah yang ditetapkan sebagai strategi Public relations, yaitu:

1. Formative Research

Fase pertama dalam proses perencanaan strategis menurut Smith  adalah  riset formatif atau  riset stategis adalah kegiatan pendahuluan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi dan  menganalisa situasi yang dihadapi . Dalam fase ini terdapat tiga tahap yakni analisis situasi, analisis organisasi dan analisis publik.

-          Analyzing the situation (menganalisa situasi)

Merupakan bagian yang penting sebagai proses awal penentuan strategi,dimana setiasp tahap ini digunakan untuk mengumpulkan semua informasi dan sekaligus menganalisa situasi.

-          Ananlyzing the organization (menganalisa organisasi)

Pada tahap ini diperlukan pengamatan yang tepat terhadap tiga aspek perusahaan yaitu lingkungan internalnya (misi,performance, dan sumber daya perusahaan), reputasi dan lingkungan eksternalnya.

-          Ananlyzing the public (menganalisa publik)

Merupakan tahap untuk mengidentifikasikan dan menganalisa publik yang menjadi sasaran. Hal ini akan membuat perusahaan mampu mengatur prioritas dalam berhubungan dengan publknya yang beragam.

2. Strategy

Strategi merupakan jantung nya perencanaan public relations maupun masaran dan bidang lainnya yang berkaitan. Strategi adalah keseluruhan rencana organisasi, meliputi apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainya. Strategi memiliki tiga tahap, yakni menetapkan tujuan dan sasaran, memformulasikan aksi dan strategi respon, kemudian menggunakan komunikasi efektif.

-          Establishing goals and objectives (menentukan sasaran dan objektif)

Tahap ini dapat membuat perusahaan mengembangkan objektif yang jelas, spesifik dan terukur (measurable) sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

-          Formulating action and response strategies (memformulasikan aksi dan respon)

Tahap ini merupakan tahap dimana antara kegiatan atau aksi dipadukan dengan respon yang akan diterima.

-          Using effective communication (menggunakan komunikasi yang efektif)

Tahap ini berhubungan dengan beragam keputusan yang diambil terhadap pesan yang disampaikan, seperti: sumber yang akan menyampaikan pesan kepada publik kunci, isi dari pesan, bunyi dan gayannya dan lain-lain.

3. Tactics

Setelah strategi di buat, kini tiba gilirannya untuk memasuki fase ketiga yaitu taktik. Pada fase ini terdiri dari pemilihan taktik komunikasi yang akan digunakan dan melakukan implementasi rencana strategis yang sudah disusun.

-          Choosing communication tactics (memilih taktik komunikasi)

Ada empat kategori dalam komunikasi, seperti : komunikasi tatap muka, organizational media, media berita, iklan dan media promosional dan lainnya.

-          Implementing the strategic plan (mengimplementasikan strategi)

Di tahap ini dikembangkan budget dan jadwal yang dipersiapkan untuk mengimplementasikan program komunikasi yang ditentukan.

4. Evaluative Research

Pada fase terakhir adalah untuk mengetahui efektivitas berbagai taktik komunikasi yang digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. Tahap ini adalah tahap akhir dimana dikembangkan metode yang spesifik dalam mengukur keefektifan dari strategi yang ditempuh.

Jadi dapat saya simpulkan diantara target dan strategi itu sangat berhubungan, karena didalam kita meraih target yang maksimal pastinya diperlukan strategi yang sangat jitu dalam memasarkan produknya. Selain itu strategi Public Relation juga menjadi pemikiran yang telah direncanakan oleh praktisi Public Relation untuk mengelola citra melalui berbagai kegiatan guna  mecapai tujuan perusahaan.

Sumber :

http://ditempatsaya.blogspot.co.id/2015/05/strategi-public-relations_25.html

KEDUDUKAN CORPORATE PUBLIC RELATION

KEDUDUKAN CORPORATE PUBLIC RELATION

Di dalam public relations memiliki kedudukan yang sangat-sangat strategis, karena berada diantara dua pihak publik, baik untuk publik lingkup internal maupun untuk publik lingkup eksternal. Public relations officer sesuai fungsinya adalah sebagai “penyambung lidah” khususnya dalam mengadakan hubungan timbal balik dengan publik yang berada di dalam ataupun publik yang berada di luar perusahaan atau organisasi. 

public relations memiliki ruang lingkup yang sangat luas karena menuntut organisasi atau suatu perusahaan untuk menempatkan posisi Public Relation pada level corporate. Peran PR sangat penting untuk mengkampanyekan dan mensosialisasikan pesan/informasi yang hendak disampaikan oleh perusahaan, instansi pemerintah/legislatif dan organisasi sosial masyarakat, partai politik dan sebagainya kepada publik. Peran dan kedudukan PR juga menentukan suksesnya rencana kampanye (sosialisasi) yang hendak dicapai. 

Seorang PR dapat menjadi jembatan penyampai berita dari suatu perusahaan kepada khalayak ramai. Umumnya kegiatan yang dilakukan oleh seorang PR terdiri atas komunikasi terhadap publiknya baik yang internal maupun eksternal.

Menurut pendapat Thomas L. Harris memutuskan bahwa Corporate Public Relation merupakan fungsi manajemen pada tingkatan korporat. Oleh karenanya misi dari Corporate Public Relation ini sendiri adalah mendukung Corporate Objective. Corporate Objective tampak dan kelihatan pada buku besar perusahaan yang dapat kita sebut dengan Corporate Plan.

Dalam konsep public relations sebagai fungsi komunikasi, penting difahami bahwa kegiatan utama public relations adalah melakukan komunikasi. Maksud dari komunikasi disini adalah melayani para pemimpin organisasi, khususnya dalam membantu organisasi berkomunikasi dengan publik-publiknya. Sebenarnya, setiap manajer dalam organisasi terlibat dan bertanggung jawab dalam komunikasi organisasi. Ini sesuai dengan pendapat yang menyatakan bahwa sebenarnya berorganisasi adalah berkomunikasi. Namun demikian, public relations punya tanggung jawab tambahan dan spesifik.

Peran Public Relations tersebut diharapkan menjadi “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi. Terdapat beberapa ruang lingkup di dalam corporate public relation, ruang lingkup tugasnya meliputi:

A. Membina hubungan kedalam (Publik Internal), yaitu publik yang menjadi bagian dari perusahaan/organisasi itu sendiri. Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara :

Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ).

Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan.

Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial ( manager skill ) serta berpengalaman.

B. Membina hubungan keluar (Publik Eksternal), yaitu publik umum atau masyarakat mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya.

Jadi peranan humas atau Public Relations tersebut dua arah seperti dijelaskan diatas yaitu beorientasi kedalam (inward looking).

Public Relations ada untuk memastikan bahwa pesan yang dibawa tepat disajikan kepada publik.

Pesan ini bisa mengenai produk yang ingin dipasarkan dan dengan mempertimbangkan :

a.       Kinerjanya

b.      Perusahaan dan etikanya

c.       Kesehatan keuangan perusahaan

d.      Reputasinya sebagai atasan yang baik dan penuh perhatian

Walaupun organisasi bisa berjalan tanpa Public Relations, mereka yang menggunakan Public Relations secara efektif akan lebih mudah menjual produknya, merekrut dan mempertahankan staf  serta berurusan dengan rekan  luar organisasinya.

Dalam setiap kegiatan Public Relations memiliki peranan yang sangat besar. Peranan Public Relations diharapkan menjadi kepercayaan bagi top manajemen dari perusahaan, yang ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas.

Peranan merupakan aspek dinamis dari suatu status (kedudukan). Apabila seseorang melaksanakan hak-hak dan kewajibannya sesuai dengan status yang dimilikinya, maka ia telah menjalankan peranannya. Peranan adalah  tingkah laku yang diharapkan dari orang yang memiliki kedudukan atau status. Antara kedudukan dan peranan tidak  dapat dipisahkan. Dan Tidak ada peranan tanpa  kedudukan

Jadi pada dasarnya dapat saya tarik kesimpulan bahwa kedudukan corporate public relation memiliki ruang lingkup yang sangat luas karena menuntut organisasi atau suatu perusahaan untuk menempatkan posisi PR pada level corporate. Peran PR sangat penting untuk mengkampanyekan dan mensosialisasikan pesan/informasi yang hendak disampaikan oleh perusahaan, instansi pemerintah/legislatif dan organisasi sosial masyarakat, partai politik dan sebagainya kepada publik. Peran dan kedudukan PR juga menentukan suksesnya rencana kampanye (sosialisasi) yang hendak dicapai.  

SUMBER :  
http://wenyvinaloga.blogspot.co.id/2016/03/makalah-public-relations.html