PERENCANAAN
PROGRAM KERJA PUBLIC RELATION
Seperti yang kita sudah
tau sejak lama, bahwa didalam suatu organisasi yang sedang berjalan tentu saja
sudah memiliki Program Kerja agar tujuan yang ingin dicapai dapat terpenuhi. Sebelum
kita memiliki program kerja, kita harus melakukan sebuah perencanaan, gunanya
itu untuk memenuhi target yang ingin kita capai. Di dalam Public Relation
merencanakan (planning) merupakan hal yang sangat penting. Karena dari sini lah
kita bisa tau bagaimana progam kerja di masa mendatang.
Praktis humas pada
dasarnya senantiasa dihadapakan pada tantangan dan harus siap menangani
berbagai macam fakta yang sebenarnya terjadi dilapangan,hal ini terlepas dari
apakah fakta itu hitam, putih ataukah abu-abu. Perkembangan komunikasi tidak
memungkinkan lagi bagi suatu organisasi untuk menutup-nutupi suaatu fakta.
adapun alasan
dilakukannya perencanaan Public Relation sebagai berikut :
-
Penyelaman program PR
Untuk
efisiensi organisasi, staf PRO harus memperkirakan banyaknya program dan anggaran
untuk tahun depan.
-
Memetakan program PR
Sebaiknya
PR membuat timetable perencanaan kegiatan setiap hari.
-
Mengawasi
Cara
terbaik mengawasi adalah menggunakan lembaran waktu harian atau mingguan dengan
rekaman PRO ( atau konsultan PR) bagaimana ia menghabiskan waktunya.
Pada dasarnya tujuan
umum dari perencanaan program kerja dan berbagai aktivitas Public Relations
atau Humas dilapangan adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara
organisasi atau perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau khalayak
terkait.
Tujuan dari proses
perencanaan program kerja itu sendiri adalah untuk mengelolah berbagai
aktivitas Public Relation atau Humas tersebut dapat diwujudkan jika
terorganisir dengan baik melalui manajemen humas yang dikelolah secara
profesional dan dapat dipertanggungjawabkan hasil sasarannya.
Menurut salah seorang
ahli Scott M. Cultip & Allen H.Center ( Prentice-Hall, Inc.1982:139),
menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja Public Relation humas melalui
“proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan
untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut :
-
Penelitian dan mendengarkan ( Research-listening)
Pada
bagian ini, akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung
dengan kepentingan organisasi. Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah
opini, sikap dan reaksi (situasi dan pendapat) dalam masyarakat menunjang atau justru
menghambat organisasi, instansi atau perusahaan yaitu what’s our problem? ( apa yang akan menjadi
problem kita) .
-
Perencanaan dan Mengambil Keputusan
(Planning – Decision)
Perencanaan
merupakan tahap yang cukup penting, mengapa dibilang penting? karena
menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan organisasi atau perusahaan.
Dalam tahap ini yang merupakan kelanjutan dari tahap fact finding – atas dasar
hasil penelitiannya, seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya
dengan memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial,
ekonomi politik – pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai
tujuannya.
-
Komunikasi – Pelaksanaan (Communication
– Action)
Tahapan
komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan
dan apa yang dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara
efektif mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam
upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan
apa yang dikomunikasikan, sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak
dicapai melalui kegiatan kehumasan . Suatu program komunikasi menyangkut
pilihan-pilihan terhadap saluran komunikasi yang akan digunakan dalam
berkomunikasi dengan publik sasaran. Untuk itu, pilihan media atau saluran
komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media saluran dipengaruhi
oleh antara lain faktor ketersedian media, biaya, ketrampilan komunikasi,
publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain pilihan media/ saluran komunikasi,
dalam program komunikasi, perlu juga ditentukan jenis pesan dan tema2 yang
harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah (1999) , implementasi program
kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi, tetapi juga program
tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi . Kedua cara
tersebut perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak
saja disebabkan kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non
komunikasi (kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.). Karena masalah
kehumasan bisa disebabkan faktor komunikasi dan non komunikasi, maka Humas
perlu mengusulkan program tindakan untuk menunjang penyelesaian masalah.
Sebagai contoh untuk melakukan sebuah program kampanye kebersihan, program
tindakan (menunjang) yang perlu dilakukan adalah antara lain penyediaan tong
sampah ditempat umum dan pengangkutan sampah.
-
Evaluasi (Evaluation).
Setelah
komunikasi dilaksanakan, maka sesuatu organisasi tentu ingin mengetahui dampak
atau pengaruhnya terhadap publik atau khalayak. Pada tahapan ini humas
mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau
aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari
teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah dipergunakan.
How did we do? (
bagaimana yang telah kita lakukan )
Tiap tahapan dari keempat tahapan
yang disebutkan diatas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya
tahapan satu dengan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat
dipisah-pisahkan. Dalam proses 4 tahapan tersebut tergambar “plan your work,
and work your plan,” rencana kerja anda , dan kerjakan lan rencana anda .
Pada kesimpulannya,
bahwa semua organisasi atau bisnis yang baru ingin merintis alangkah baiknya
kita harus memiliki perencanaan program yang sangat penting, karena dari
perencanaan itu lah kita bisa menentukan strategi dan siapa target yang
nantinya akan kita tuju.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar